TIME MANAGEMENT – KAŽDÁ VTEŘINA JE CENNÁ
Den je krátký a má pouze 24 hodin. Odečteme-li dobu věnovanou spánku, zbyde nám čas, ve kterém můžeme být produktivní. Ten nám vyjadřuje, kolik procent z celého dne věnujeme dělání smysluplných věcí, tedy naplňování našich osobních vizí. Aktivity jako pravidelný odpočinek, pozitivní návyky a dobrý TIME-MANAGEMENT dovedou toto procento cíleně navýšit. Další důležitou součástí je efektivita, která nám určuje, zda činnosti, které děláme, nás nejvíce posouvají vpřed k naplnění našich vizí. S tím souvisí dovednost určovat priority, delegovat či správně rozdělovat rozsáhlé a obtížné úkoly na menší části. [1]
Krátká definice time managementu
Pojďme se podívat na to, co vlastně ten zázračný time management znamená. Time management zahrnuje několik nástrojů a aktivit, které vedou ke zvýšení efektivnosti využití času. Obsahuje několik technik, které napomáhají ke splnění úkolů za krátkou dobu a hlavně včas. V tomto článku vynechám různé definice a kategorizace time managementu, ale zaměřím se především na to, co by vám mohlo pomoci ke zefektivnění vašeho hospodaření s časem, neboť čas je neobnovitelný zdroj. Když pomine, je nenávratně pryč.
Znám mnoho lidí, kteří mají problém plnit své úkoly před uplynutím lhůty, chodit včas či dokonce si pamatovat, co je třeba udělat. Poskytnu vám stejnou radu, jako poskytuji i jim. Sama mám mnoho práce a úkolů, které musím splnit a nedá se říci, že bych někdy něco odevzdala pozdě. Jelikož se dobře znám, pak vím, kdo jsou moji tzv. zloději času a dle nich se také orientuji a plánuji svůj čas a plnění úkolů. Každou volnou chvíli se snažím využít k něčemu efektivnímu, čímž i osobnostně rostu.
Jak zlepšit time management
Nejdříve je nutné si stanovit seznam úkolů, které je třeba udělat. Stanovte si dlouhodobější úkoly, myslím tím seznam úkolů například na týden dopředu. Popřípadě i měsíční úkoly, o kterých víte, že je nutné splnit. Ne vždy to takto lze, neboť například ve škole (v práci) se dostávají úkoly ze dne na den. Proto je potřeba počítat i s nenadálými situacemi a vždy si dát nějakou časovou rezervu. Vytvořte si seznam těchto úkolů, které si pak chronologicky seřaďte dle termínů, kdy mají být splněny a dle potřeby je doplňujte o denní úkoly, které vám přibydou. Vyplní vaší časovou rezervu, kterou jste si vytvořili a nebudete se dostávat do skluzu.
Eisenhowerův princip
Často využívám Eisenhowerův princip, přičemž je nutné si uvědomit důležitost a naléhavost daných úkolů. Každý úkol na seznamu si rozvrhněte dle následujícího schématu.
Pokud jsou mé úkoly důležité a naléhavé, pak se na ně ihned vrhám. Když se jedná o úkoly, které jsou sice důležité, ale termín odevzdání nehoří, pak si je pouze naplánuji a stanovím, kdy je splním. Pokud se jedná o úkoly, u kterých mi hoří termín, ale nejsou až tak důležité, pak je udělám, ale nacházejí se až na druhém místě po těch důležitých. Úkoly, které jsou nenaléhavé a nedůležité jsou pouze zloději času, kterým je třeba se vyhnout.
Jakmile mám všechny úkoly ze seznamu zařazené do jednotlivých kvadrantů, pak si je chronologicky seřadím, abych věděla, kterým věnovat aktuální pozornost.
Nikdy si den nerozvrhuji například po hodinách či na minuty přesně, často své plány spontánně měním, někomu by to však mohlo vyhovovat. Můžete si úkoly stanovit do jednotlivých hodin, ale v tomto případě musíte počítat s tím, že se vám může při nějaké nenadále situaci rozhodit plán, což vás může vystavit zbytečnému stresu. Už jen sledovat časy, do kterých musíte jednotlivé úkoly stihnout je stresující.
Každý den před spaním, než jdu spát, nebo ráno, když vstanu, se kouknu do svého plánu a zkontroluju si, co je daný den třeba udělat, případně připíši další úkoly. Mám tak vždy připravený seznam úkolů na každý den. Je jen na vás, kam si to budete zapisovat, ale nejlépe někam, kde seznam dobře uvidíte a můžete si tak hlídat plnění úkolů (diář, mobilní aplikace, vlastní chat na FB…). Většinou si nedávám prostor na odpočinek a můj seznam tak bývá „tučný“. Splním tedy úkoly, které jsou důležité a naléhavé, a když už nemám chuť plnit další, pak si dopřávám zasloužený odpočinek. Není ostuda, pokud nějaké úkoly nacházející se na konci seznamu převedete do druhého dne, pokud nejsou důležité. Trošku se tady přu s příslovím: „Co můžeš udělat dnes, neodkládej na zítřek.“. Je však důležité mít čas i na odpočinek, neboť je důležitý pro zdravou mysl. Kdybyste byli pořád v jednom kole, pak byste z toho mohli být brzy zoufalí, což efektivitě opravdu nepomůže.
Jak být více efektivní?
Ráda si toho stanovím víc, protože se často mezi mými úkoly nachází i takové, které mohu dělat zároveň i s jinou věcí, což se v rámci úspory času snažím realizovat. Ještě si úkoly rozvrhuji dle toho, zda vyžadují mé plné soustředění nebo ne. Například, když mám chuť se dívat na seriál nebo film, pak u toho dělám úkoly, u kterých nemusím tolik přemýšlet a soustředit se. Naopak se snažím úkolů, které jsou nejtěžší a vyžadují mou plnou pozornost zbavit, co nejdříve, aby mi pak zbyly, jak já jim říkám, pouze odpočinkové úkoly.
Osobní diář
Určitě je vhodné vést si osobní diář, který je nutné sledovat. Mnoho lidí má právě problém s tím, že svůj diář zapomínají kontrolovat. Já mám ráda, když mám věci napsané ručně, přičemž nemám sebemenší problém do diáře nahlížet. Pokud jste na tom stejně, ale máte problém ho kontrolovat, tak si například na určitou hodinu, kdy máte čas a můžete začít s plněním úkolů, nastavte budík s upozorněním, abyste se do diáře podívali. Nebo vždy, když přijdete domů, se naučte diář vyndat z tašky a položit na místo, kde ho budete mít pořád na očích. Existuje také řada elektronických diářů, které vám pošlou upozornění na mobil, že máte něco splnit. Také doporučuji. Můžete vyzkoušet například aplikaci Any.do, která je velmi přehledná a spolehlivá.
Teď už nečekejte a běžte plánovat! Čas je vaše nejcennější komodita, tak jej využívejte efektivně a moudře.
[1] Ludwig P., Konec prokrastinace, Jan Melvin Publishing 2013
O autorovi
-
Jmenuji se Michaela Šimonová a svůj život se snažím žít naplno. Miluji cestování a jednou bych ráda procestovala celý svět. Každý den se snažím o osobní rozvoj - vystupovat ze své komfortní zóny, číst vzdělávací knihy, učit se cizím jazykům a sportovat. Ráda poznávám nové kultury, vařím, učím se novým dovednostem a cvičím mého psa.
Mým snem je jednou navštívit Machu Pitchu a stát se polyglotem – momentálně se učím anglicky, německy, španělsky a rusky.
